掲載日：2024年2月26日
近年、企業や組織はますます競争が激しくなり、効率的な業務遂行が求められるようになっています。そこで重要になるのが「業務効率化」です。
業務の効率化をすることで、コスト削減ができ、生産性アップも期待できます。
そこで、本記事では、業務効率化を進めるために役立つポイントをご紹介します。
ぜひ最後までご一読ください。
目次
1.業務効率化とは？
業務効率化とは、業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を排除して、より効率的に業務を遂行できるようにするための手法です。
業務の効率化を図ることで時間的・経済的なコストを削減し、業務の生産性を向上させ、さらには企業全体の業績を向上させる狙いがあります。
業務効率化と生産性向上との違いは？
「業務効率化」と似た意味として使われる「生産性向上」という言葉があります。
生産性向上とは、インプット（企業の投資）に対するアウトプット(成果)の比率を増やすことです。
組織や個人が持つ資源を最大限に活用して、より多くの成果や価値を生み出すことを指します。
業務効率化は生産性を向上させるための「手段」であり、業務効率化することで生産性が向上するという「結果」につながるわけです。
2.業務効率化のメリット
「生産性の向上」
業務効率化によって生産性が向上することで、同じ時間やリソースを使ってより多くの作業を達成することができます。これにより、個人やチーム、組織全体の生産性が向上します。
「コスト削減」
無駄な作業や手間を省くことで、コストを削減することができます。
例えば、作業時間の短縮や人件費の削減、不必要な資源の節約などが挙げられます。
「従業員のモチベーションが上がる」
無駄な作業や手間を省き、業務効率化が実現すれば、労働時間・残業時間の短縮ができ、
従業員にとって働きやすい環境となり、従業員のモチベーション向上の効果が期待できます。
このように、業務効率化には様々なメリットがあります。そのため、業務効率化は企業や組織にとって非常に重要な取り組みとなっています。
3.業務効率化の進め方
それでは、業務を効率化するには具体的にはどうしたらいいのでしょうか。
ここからは具体的な方法について説明していきます。
3-1.「現状の把握」
まず、最初に実施することは、「現状の把握」です。
誰がどのような業務を行っていて、その業務を行うのにどの程度の時間・工数がかかっているのか可視化するところからスタートしましょう。
3-2.「問題点の洗い出し」
現状の業務内容が把握できたら、次に問題点・課題を洗い出します。
無駄な手間や重複作業、効率の悪いプロセスなどを洗い出しましょう。
3-3.「優先順位をつけスケジュールを立てる」
改善すべき問題点が明確になったら、それを改善するための、スケジュールを立てましょう。
その際、解決すべき課題の優先順位を先に決めましょう。
仮に100個の課題が出てきたとして、手当たり次第に取り掛かっても、それは現実的ではありません。
課題解決の難易度や、解決できた際のどのくらいの効率化が見込めるかなども考慮し、優先順位を決めてから計画するようにしましょう。
優先順位をつけることができたら、「①誰が ②いつまでに ③何をするのか」を明確に計画します。
3-4.「効果検証」
スケジュールが確定したら、業務改善を実施し、しっかりと効果検証を行いましょう。
改善のPDCAを回すことが重要です。
4.業務効率化のアイデア
4-1.「業務を無くす」
業務を無くすというのは、仕事をしないという意味ではなく、「無駄な業務を無くし、無駄な時間を無くす」という意味です。
重複した作業や不要な手続きを削減することで、業務全体の効率を向上させることができます。
例えば、複数の上司や部門に承認が必要な場合、必要最小限の承認者に絞り込むことで、承認にかかる時間を短縮させることができます。
会議の時間が長い場合は、効率的に会議を行うことで、会議の時間を短縮させることができます。
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4-2.「業務の優先順位を決める」
業務の重要度や緊急度に応じて、優先順位を設定します。これにより、重要な業務に優先的に取り組み、効率的に時間を使うことができます。
4-3.「自動化する」
ルーティン作業や手順が明確な業務を自動化することで、人的エラーや時間の浪費を防ぎます。
マクロを利用してエクセルやメール、ワードを使った仕事を簡単により、作業効率が一気に上がります。
4-4.「マニュアルを作成する」
業務のやり方やルールなどをマニュアル化することも、業務効率化に繋がります。
マニュアルを作成しておけば、新入社員が入社した場合、担当者が不在の場合、業務を他の人に引き継ぐ場合など、別の社員が担当する場合でも、すぐに業務に取り掛かることができます。
4-5.「業務を複数回に分ける」
集中的に業務が発生した日や、大きな業務やプロジェクトの場合、業務を複数の小さなタスクや段階に分割することも有効です。
小さなタスクに分割することで、各タスクがより具体的で明確になります。
これにより、作業の実行が容易になり、ミスや誤解を防ぐことができます。また、各タスクごとに細かくスケジュールを立てることで、時間の管理がしやすくなります。
4-6.「担当者を変える」
どんな人にも得意不得意があります。もし可能であれば担当の変更も検討してみましょう。
その人のスキルや性質に適した部署に配置することで、組織全体の効率化に繋がります。
例えば、コミュニケーション能力が高い人は営業、外国語が得意な人は海外部門など
社内の人事が適材適所になっていれば、社員一人ひとりが能力を発揮しやすくなります。
4-7.「作業スピードを上げる」
単純なことですが、作業スピードが上がれば効率も上がります。
しかし、ただ早いだけでは意味がありません。仕事が早くてもミスが多ければ、修正に時間を取られ、結果的に効率が悪くなることも考えられます。
仕事での起こりうるミスの1つは、コミュニケーション不足による認識のズレによって起こります。
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スピードも意識しながら、ミスの少ない作業を心がけましょう。
5.さらに業務を効率化！おすすめしたいビジネスツール
それは、ボイスレコーダーmagmo(マグモ)です。
magmo(マグモ)は、様々な場面で活躍する便利アイテム、スマホの通話・対面の会議両方が録音できるボイスレコーダーです。
例えば、
社内会議を録音することで、会議での決定事項や重要な情報を漏れなく記録することができ、
議事録の書き漏らしや聞き間違いによるミスを減らし、スムーズに業務が進行できるようになります。
取引先・顧客・上司との電話内容を録音することで、電話のあとうっかり内容を忘れてしまった…！という時もでも安心です。
magmo(マグモ)の特徴は、下記の通りです。
1.複雑な操作は一切なし！
電源ボタンをスライドするだけで即録音が可能です。
2.クリアな音質で録音
ピエゾセンサー搭載で、自分の声も相手の声も、はっきりとした音声で録音が可能です。
3.長時間録音
満充電時、連続約6時間録音が可能です。
4.コンパクト
約44gと軽量で、ポケットに入れてもかさばりません。
5.PCにつないですぐに確認
録音データの再生はPCにつなぐだけ！データの確認・コピー・移動・共有などが簡単にできます。
6.iPhone/Android全機種対応
スマホにくっつけて使用するため、どんなスマートフォンでも録音可能です。
キャリア・機種などの縛りがないため、スマホの機種変更・キャリア変更をした後でもmagmo(マグモ)を継続して使えます。
社用スマホとプライベートスマホ2台使用の場合でも、magmo(マグモ)を付け替えるだけで、どちらのスマホでの通話内容も記録することができます。
6.まとめ
本記事では、業務を効率化する方法について解説しました。
本記事で紹介したポイントを意識し、業務効率化を図りましょう！
業務効率化にも役立つボイスレコーダーmagmo(マグモ)の導入もぜひ検討してみてください。
magmo(マグモ)の詳細は下記よりご確認ください！
法人様の、大量注文も承っております。
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