掲載日：2024年4月15日
議事録は、会議で話された内容や決定事項などを記録し、後日確認したり会議に参加していない第三者に共有したりするためのものです。
要点をまとめて、わかりやすく作成することが重要ですが、
実際どのようにまとめたらいいのか？効率的に議事録を作成する方法は無いか？というお悩みの方もいらっしゃるでしょう。
そこで、本記事では、議事録を効率的に作成するポイント、作成に役立つテンプレートやツールをご紹介します。
ぜひ最後までご一読ください。
目次
1.議事録を書く目的
1-1.「情報の記録」
会議で議論された内容や意思決定を正確に記録することで、参加者が会議の内容を把握しやすくなります。
また、記録しておくことで、情報漏れや誤解を防ぎ、後の言った言わない問題を防ぐことができます。
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1-2.「情報の共有」
会議に参加できなかった社員、チームメンバーへの共有、また参加者も後で内容を振り返る際に、議事録が役に立ちます。
1-3.「次のアクションを確認」
議事録を作成することで、会議で決定した内容や次の行動、担当者、期限などを確認することができ、その後のアクションをスムーズに進めることができます。
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2.上手い人はコツを押さえている！議事録を書く際のコツ
2-1.「事前準備・フォーマットを用意する」
議事録を作成する前に、会議のアジェンダや予定された議題を事前に十分に把握しておきましょう。
また、共通のフォーマットを用意することで、効率的に議事録を作成することができます。
具体的に書く内容は、
作成者 作成日
会議の日付と場所
出席者のリスト
アジェンダに沿った議題の列挙
各議題ごとの議論の要点
決定事項や次に取るべきアクション内容、TODOリスト
次回の会議の日程※ある場合
すぐに使えるよう、こちらに議事録のフォーマット(テンプレート)をご用意しました！
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2-2.「要点を押さえる」
議事録は文字起こしではなく、業務進行のための資料です。一言一句、漏らさずに書くのではなく、
わかりやすく簡潔にまとめることを意識しましょう。
5W1Hを意識し、箇条書きなどでまとめるとわかりやすくなります。
5W1Hとは？
Who（誰が）/What（何を）/When（いつ）/Where（どこで）/Why（なぜ）/How（どのように）
2-3.「早めにまとめる」
会議が終了したら、できるだけ早く、遅くとも24時間以内に議事録をまとめましょう。
記憶が新しいうちにまとめることで、情報の漏れや誤解を防ぐことができます。
また、議事録がすぐに確認できるため、次のステップやアクションを迅速に実行できます。
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＼そんな方におすすめ！／
3.議事録を書く際に役立つおすすめのツールmagmo(マグモ)
さて、ここまで議事録を記入する際のコツついて紹介しました。
しかし、会議中のメモが間に合わない、会議の内容をふいに忘れてしまう場合もあります。
そんなときは、magmo(マグモ)通話録音機能付ボイスレコーダーを使って、会議の内容を直接録音することで、大事な情報を逃さずに共有することができます！
magmo(マグモ)を使えば、会議内容をうっかり忘れてしまう心配もなくなります。
また、録音データを共有できるので、議事録を書く時間も短縮！かつ正確に情報を伝えることができます！
★magmo(マグモ)の特徴★
1.複雑な操作は一切なし！
電源ボタンをスライドするだけで即録音が可能です。
2.長時間録音
満充電時、連続約6時間録音が可能です。
長時間の会議も最初から最後までしっかり録音することができます。
3.PCにつないですぐに確認
録音データの再生はPCにつなぐだけ！データの確認・コピー・移動・共有などが簡単にできます。
例えば、会議の最後の決定事項をまとめた会話を切り取って、録音データを共有すれば、
議事録を作成する手間が省けます！
4.通話録音もできる！
ボイスレコーダーとして会議などを録音するだけでなく、通話録音機能も備えております。
電話での打ち合わせや取引先との連絡も録音することができます。
スマホにくっつけて使用するため、どんなスマートフォンでも録音可能です。
キャリア・機種などの縛りがないため、スマホの機種変更・キャリア変更をした後でもmagmo(マグモ)を継続して使えます。
また、固定電話の受話器にくっつけるようにマグモを一緒に手で持つことで、固定電話での通話も録音可能です。
4.まとめ
本記事では、議事録を書く際のコツについて解説しました。ぜひ参考にしてみてください。
会議の内容を簡単に共有できるボイスレコーダーmagmo(マグモ)の導入もぜひ検討してみてください。
magmo(マグモ)の詳細は下記よりご確認ください！
法人様の、大量注文も承っております。
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